Если надо добавить шорткод к сайту — что будете делать и куда вставлять?

Смотря какие обстоятельства. В первую очередь подумаю, как можно обойтись без шорткода.

Если всё-таки надо, то может быть уже есть готовый.

Если готового нет или не подходит, следует подумать, к чему относится функционал шорткода: если это шорткод нашего кастомного плагина, то шорткод я создам в коде нашего кастомного плагина.

Если это шорткод, связанный с одним из чужих плагинов, и он не относится непосредственно к текущей теме (т.е. если мы сменим тему, нам всё равно будет хотеться, чтобы этот шорткод работал), добавлю шорткод в свой кастомный плагин.

Если шорткод относится именно к этой конкретной теме, добавлю его в functions.php темы, или специальный include файл с шорткодами темы, если это целесообразно.

Как делать — тоже вопрос того, что я хочу добиться. Если мы — конечный пользователь, то нет смысла писать отдельные функции, делать проверки if function exists, можно просто написать

, и так далее, чем сложнее код шорткода и больше потребностей, тем больше вокруг него работы, его функционал может быть вынесен в несколько функций, может обрабатывать аргументы и так далее.